Как языковая школа перестала терять вечерние заявки о старте групп
Цифровой сотрудник отвечает ученикам и родителям за секунды, консультирует по курсам и записывает на пробный урок — днём, вечером и в выходные.
Готовая запись сразу к занесению — администратор не выясняет всё заново.
Что было до запуска
Небольшая языковая школа: английский и другие языки, группы для взрослых и детей, индивидуальные и разговорные занятия, онлайн и офлайн. Заявки шли из ВКонтакте, Телеграм и с сайта. Днём администратор был занят на занятиях и звонках, и вопросы «сколько стоит», «когда старт группы», «есть ли занятия для детей» приходили после работы и по выходным — как раз когда людям удобно написать. К утру в чатах накапливался десяток непрочитанных, а взрослые и родители тем временем сравнивали школы и записывались туда, где ответили первыми. Одни и те же типовые вопросы про цены, уровни и форматы повторялись по десятку раз в день.
Подключили цифрового сотрудника на первую линию
Теперь он:
- отвечает за секунды во ВКонтакте, Телеграм, на сайте и по телефону — днём, вечером и в выходные;
- консультирует по курсам, уровням, форматам, ценам и расписанию, называет старт групп и помогает выбрать формат;
- уточняет язык, для кого занятия (взрослый или ребёнок), цель и желаемый формат — группа, индивидуально, онлайн или офлайн;
- записывает на пробный урок и тест на определение уровня, бронирует место в группе;
- передаёт администратору готовую карточку: формат, язык, дата и время пробного, контакт, канал — и напоминает ученику перед занятием;
- методические вопросы, подготовку к экзамену и индивидуальный учебный план сразу передаёт методисту.
Запустили за 2 недели
Подключили каналы
ВКонтакте, Телеграм, чат на сайте, МАКС.
Собрали базу ответов
≈5 рабочих дней: курсы и языки, уровни, форматы, цены и абонементы, расписание и старт групп, правила записи.
Запуск и прогон 30 вопросов
Цены, старт групп, детские занятия, тест на уровень, пробный урок — поправили формулировки.
2 недели сопровождения
Каждый день читали переписки и дописывали ответы.
Диалог: ВКонтакте · 21:40
- Услугапробный урок + тест на уровень
- Форматвечерняя группа, взрослые, с нуля
- Языканглийский
- Времязавтра 19:00
- Контактсохранён
- КаналВКонтакте
Администратор заносит готовую запись, а не разбирает переписку и не ищет пропущенное вечернее сообщение.
Было / стало
Как считали
«+18 записей на пробное» — обращения из ВКонтакте, Телеграм, с сайта и вечерних/выходных сообщений, на которые раньше отвечали с задержкой или не отвечали, а теперь они доходят до записи на пробный урок с тестом на уровень. Точный результат зависит от потока заявок, набора курсов, сезона набора и загрузки школы.
Раньше вечерние «сколько стоит» и «когда старт группы» висели до утра — пока администратор был на занятиях, часть людей уходила в соседнюю школу. Сейчас сотрудник отвечает за секунды, консультирует по курсам и уровням и сразу ставит время пробного урока с тестом. Администратор получает готовую карточку, а у меня за месяц прибавилось восемнадцать записей на пробное.
Название компании скрыто — не раскрываем клиентов без их согласия.
Что важно учесть в салоне и барбершопе
Скорость первого ответа важнее объявления — взрослый или родитель записывается туда, где по делу ответили первыми.
Вечерние и выходные обращения дают заметную часть записей: люди пишут, когда наконец сели за телефон.
Граница «консультация vs методика»: программу под цель и подготовку к экзамену определяет методист — сотрудник это спокойно объясняет.
Сезонность набора — поток заявок скачет перед стартом групп; цифровой сотрудник держит пик без потерь.
Правила эскалации: спорные условия абонемента, жалобы и корпоративные заявки сотрудник передаёт методисту или менеджеру.
Частые вопросы по кейсу
Хотите так же под свою языковую школу?
Напишите Тоне как клиент — увидите, как она консультирует по курсам и записывает на пробный урок. А под вашу школу конфигурацию и стоимость посчитает Игорь.
Как это устроено и сколько стоит